A Plataforma de Produtividade Básica se caracteriza pela falta de gerenciamento eficiente dos meios de comunicação e pelo armazenamento de documentos que gera duplicidade e falta de controle sobre as informações. As empresas no estágio básico enfrentam as seguintes dificuldades:

• As informações estão espalhadas por diferentes repositórios não gerenciados. Colaboração ineficaz via e-mail e compartilhamento de arquivos em pastas;
• Soluções ponto a ponto que inibem a formação e interação de equipes e geram altos riscos de segurança. Pouca ou nenhuma integração entre sistemas e departamentos, o que reduz sensivelmente a produtividade
• A localização, a utilização e o compartilhamento de conteúdo que, em geral, consomem muito tempo e esforço dos profissionais;
• Não há meios eficientes para encontrar pessoas, informações sobre equipes e responsáveis sobre documentos e informações críticas;
• Falta de políticas de segurança e controle da informação no uso de soluções de mensageria pública para comunicação corporativa;
• Ausência de fluxos de trabalho e geração manual de relatórios usando múltiplos sistemas;
• Falta de visibilidade em relação ao desempenho e ao andamento dos negócios.

As empresas com uma Plataforma de Produtividade Padronizada usam um conjunto misto de ferramentas para colaboração e comunicação. Há um portal disponível para compartilhamento de documentos com personalização básica e alguma integração com as ferramentas nas estações de trabalho. Conferências pela web estão disponíveis e o uso de mensagens instantâneas é feito de forma distribuída, usando a infra-estrutura pública. Ainda existem os seguintes obstáculos:

• A incompatibilidade de ferramentas e a dificuldade de gerenciamento para o departamento de TI ainda limitam a produtividade.
• O fluxo de trabalho é restrito à visualização e à aprovação de documentos ou formulários de alto valor.
• A pesquisa ainda é fragmentada por diferentes sistemas ou sites.
• Os relatórios são ad-hoc, com soluções departamentais. Os scorecards são direcionados por departamentos e desconectados da estratégia geral da empresa;
• O gerenciamento de conteúdo Web é feito pela equipe de TI e não se comporta igualmente pelos diferentes sites.

Esse ambiente se caracteriza por espaços de trabalho gerenciados pelos próprios usuários, com base em funções. Os fluxos de trabalho e regras de negócios são automatizados para apoiar os processos definidos. O diretório de funcionários da empresa inclui especialidades, projetos, disponibilidade e outras informações críticas. Já existe a integração da infraestrutura de e-mail, voz e fax. Empresas neste estágio são capazes de:

• Ter acesso remoto e seguro a e-mails, calendários, contatos e tarefas;
• Realizar buscas em vários sistemas, sites internos e externos;
• Manter repositórios de documentos seguros, com proteção de arquivos jurídicos que podem ser auditados para conformidade com regras e regulamentações.
• Contar com recursos de análise avançada via web, planilhas, data mining e data warehouse;
• Ter formulários automatizados e fluxos de trabalho direcionados aos processos, com total captura de dados em alinhamento com processos e sistemas da empresa.